Membuat Presentasi dan Memformat Teks pada Ms. Office PowerPoint 2007

Saat  Anda melakukan  presentasi,  tentunya  Anda menginginkan penampilan  terbaik, terutama hal yang akan Anda presentasikan. Dalam melakukan  presentasi, Anda harus menampilkan presentasi yang menarik dan kreatif agar peserta presentasi tidak membosankan bagi Audience.

Pada tulisan sebelumnya Anda telah mempelajari bagian-bagian  Microsoft Office PowerPoint  2007 yang dapat anda baca disini mengenal user interface pada microsoft office PowerPoint 2007 bagi anda yang belum membacanya. Pada Tulisan kali ini, Anda akan belajar mengetahui  cara membuat presentasi dengan variasi tabel, grafik, gambar, dan diagram yang disediakan  oleh perangkat  lunak pembuat  presentasi PowerPoint  2007. Dengan PowerPoint  2007 Anda dapat membuat presentasi dengan singkat dan lengkap, mulai dari teks, gambar, grafik, diagram, bahkan terdapat fasilitas audio visual sehingga membantu Anda menampilkan  presentasi yang baik. Pelajari dan cobalah praktikkan dengan baik agar Anda memahaminya.

Dasar-Dasar Membuat Presentasi

Setelah muncul lembar kerja, jendela presentasi yang baru dibuat akan menampilkan dua buah kotak teks yang disebut Objek Text. Anda dapat menyisipkan simbol maupun objek gambar di dalamnya.

1. Membuat Judul Presentasi
Untuk memasukkan judul pada slide, ikuti langkah berikut.
(1)  Klik pilihan Click to add title dan ketik teks Latihan PowerPoint 2007.
(2)  Klik kotak pilihan Click to add subtitle dan masukan teks “Membuat Presentasi  Sederhana dengan Template pada PowerPoint 2007”.

2. Menyisipkan Objek Gambar
Anda dapat  menyisipkan  objek atau  gambar  pada presentasi yang Anda buat dengan cara sebagai berikut.
(1)  Klik menu Insert → Picture/Clip Art
(2)  Pada task pane yang muncul, pilihlah Organizer Clip, sehingga muncul gambar berikut.

 

(3)  Klik dua kali folder Office Collections pada kotak sebelah kiri, kemudian klik folder Academic.

(4)  Setelah gambar tampil, klik kanan pada gambar yang akan Anda sisipkan, pilihlah perintah Copy untuk menyalinnya, klik kanan  dan  pilih Paste untuk  menempelkan objek hasil salinan pada lokasi slide yang diinginkan.

 

Tampilan sesudah gambar ClipArt dimasukkan.

Tips. Hal penting dalam membuat presentasi adalah penggunaan jenis dan warna font. Pilihlah font yang sederhana dan mudah terbaca. Pastikan warna font kontras dengan back groud slide.

 

3. Menambah Slide Baru

Berikut langkah untuk menambah slide baru.
(1)  Klik New Slide → pada bagian Home ,pilih menu Slides → New Slide sehingga muncul task pane New Slide.
(2)  Klik kanan  pada slide yang Anda pilih, pilih perintah Insert → New Slide untuk menambah  slide baru. Jika Anda memilih Create, slide aktif akan diganti dengan slide baru.

4. Menggandakan Slide dalam Presentasi

Slide yang telah Anda buat dapat digandakan. Langkah penggandaannya seperti berikut.
(1)  Pada tab Outline atau tab Slide dalam tampilan Normal View, pilih slide yang akan digandakan. Jika ingin memilih slide secara berurutan, gunakan Shift. Untuk slide yang tidak berurutan, gunakan Ctrl dan klik pada slide yang Anda pilih.

(2)  Pilih menu insert  Duplicate Slide.

5. Mengubah Urutan Slide
Urutan slide dapat diubah sesuai dengan kebutuhan pre- sentasi. Caranya mudah, yaitu dengan menarik salah satu slide yang akan dipindah.  Anda tinggal menggeser dan letakkan pada bagian slide yang lain. Pada saat menggeser, perhatikan mouse akan berubah menjadi ikon slide atau garis bantu. Lebih jelasnya. untuk mengubah urutan slide, Anda dapat memilih salah satu langkah berikut.
a. Melalui Outline
Pilih salah satu slide yang akan dipindah, digeser dan tempatkan ke lokasi baru dalam tampilan tab Outline.

b. Melalui Slide Sorter View
Prosedur untuk mengubah urutan slide pada Sorter View adalah sebagai berikut.
(1)  Klik Slide Sorter View atau pilih menu View Slide Sorter.
(2)  Pada tampilan  Slide Sorter View, pilih salah satu slide atau lebih. Kemudian, geser dan letakkan pada lokasi lain dalam tampilan tersebut.

(3)  Ganti kembali tampilan  Slide Sorter ke tampilan Normal View atau  pilih perintah  View-Normal View. Klik Previous Slide untuk  pindah  ke slide sebelumnya dan tekan Next Slide untuk pindah ke slide berikutnya.

Tips. Anda dapat menambahkan Command Button Move Up dan Move Down yang dapat Anda ambil dari Quick Access Toolbar dan pilih Customize the Quick Access Toolbar. Tombol ini memudahkan Anda untuk mengubah urutan Slide.

Format Teks pada Slide
Presentasi yang baik tidak hanya menampilkan potongan- potongan gambar atau objek. Presentasi yang diselingi variasi tampilan kata-kata juga disarankan. Tentunya, kata-kata yang tampil harus  dikemas sedemikian  rupa  sehingga peserta presentasi tidak jenuh dan tidak kesulitan untuk memahami maksud  kata-kata  tersebut. Berikut akan dipelajari cara mengolah tampilan kata-kata agar menjadi menarik.

1. Menambahkan Objek Teks

Berikut langkah untuk menambahkan objek teks.
(1)  Pada tab insert group text, klik Text Box.
(2)  Klik pada lokasi yang Anda inginkan sehingga muncul kotak teks yang menunjukkan teks sudah siap diketik.
(3)  Ketik teks pada kotak itu, misalnya “PowerPoint 2007”.

 Tips. Ukuran font yang terlalu kecil maupun terlalu besar tidak bagus untuk presentasi. Gunakan tipe font yang sederhana dan mudah terbaca dan pilihlah ukuran yang sekiranya cukup dan proporsional. Untuk patokan, ukuran font 72 point sama dengan tinggi 1 inchi.

2. Memformat Teks
Dalam PowerPoint 2007 Anda dapat mengubah format teks, seperti cetak tebal, cetak miring, garis bawah, dan lain- lain. Dengan demikian, Anda dapat memberi atribut-atribut teks yang dianggap penting. Untuk memformat teks, pilih teks yang akan Anda format, lalu pilih salah satu format karakter yang diinginkan.

Untuk keperluan pengolahan teks tombol perintah yang digunakan terdapat pada group Font dan Paragraph. Kedua goup ini dapat  Anda temukan  pada tab home. Perhatikan gambar berikut.

 

Dengan menggunakan  beberapa  tombol perintah  pada group Font dan Paragraph, Anda dapat memformat karakter teks untuk  cetak tebal (bold), cetak miring (italic) dan menggarisbawahi teks (underline). Selain itu, Anda juga dapat mengatur font serta ukurannya dalam text box.

Berikut ini adalah  penjelasan  mengenai  fungsi dan kegunaan  beberapa  tombol perintah  yang terdapat dalam group Font dan Paragraph. (Klik Gambar untuk memperbesar)

MS. PowerPoint memberikan  kemudahan  saat Anda bekerja dengan teks. Saat Anda melakukan pengetikan akan muncul floating toolbox yang berisi ikon-ikon pengaturan teks. Perhatikan gambar berikut

Tampilan Floating Box

Untuk menambah wawasan Anda tentang PowerPoint, silahkan kunjungi beberapa situs berikut ini :

http://presentationsoft.about.com/od/powerpoint2007/PowerPoint_2007_What_PowerPoint_Beginners_Need_to_ Know.htm
http://office.microsoft.com/en-gb/powerpoint/default.aspx
http://www.fgcu.edu/support/office2007/ppt/index.asp
http://www.baycongroup.com/powerpoint2007/index.htm
http://videobelajar.com/2008/05/31/heboh-powerpoint-2007-1-pengenalan/

Mengenal User Interface Pada Microsoft Office PowerPoint 2007

Microsoft  PowerPoint 2007 memiliki tampilan  user interface (UI) baru yang berbeda dengan PowerPoint versi sebelumnya. Pengganti menu dan toolbar pada PowerPoint 2007 biasa disebut Ribbon. Ribbon dirancang  untuk membantu Anda agar dapat  bekerja lebih produktif serta mudah dalam menggunakan seluruh fasilitas dan fungsi yang disediakan oleh PowerPoint 2007. Ribbon ini terdiri atas beberapa  tab yang mengorganisasikan  berbagai skenario khusus dan objek sesuai dengan jenis aktivitasnya. Setiap tab terdiri atas beberapa Groups. Setiap group terdiri atas beberapa tombol perintah.

Toolbar Microsoft Office PowerPoint 2007 (Klik untuk memperbesar gambar)

Selain  Standard Tab yang terdapat  pada Ribbon, PowerPoint 2007 juga menyediakan tab lain yang biasa disebut Contextual Tab yang akan otomatis muncul ketika Anda sedang memilih atau bekerja dengan objek, seperti table, picture, atau drawing.

Semua tab dan tombol perintah  (Command Buttons) pada  Ribbon selain dapat  diakses menggunakan  mouse, juga dapat  diakses dengan tombol keyboard, dengan cara tekan  tombol Alt di keyboard. Dengan langkah ini, pada Ribbon akan ditampilkan  Key Tips berupa angka atau huruf yang dapat  digunakan untuk menjalankan  tab atau tombol perintah(command button). Selanjutnya, tekan huruf yang mewakili tab atau tombol perintah. Apabila Anda menekan huruf yang mewakili tabs, maka berikutnya akan menampilkan KeyTips untuk tab yang Anda pilih.

Jendela kerja PowerPoint 2007 telah dilengkapi pula dengan Microsoft Office Button, Quick Access Toolbar, dan Dialog Box Launchers. Microsoft Office Button yang berada di pojok kiri atas jendela kerja PowerPoint 2007 berfungsi untuk membuka menu. Quick Access Toolbar ditempatkan di kanan Microsoft Office Button yang berisi kumpulan tombol perintah yang relatif sering digunakan.

Dialog Box Launchers berbentuk  ikon kecil yang ada di sudut kanan bawah setiap grup pada setiap tab. Dengan mengklik ikon Dialog Box Launcher tersebut, secara otomatis kotak dialog atau task pane yang terkait dengan grup tersebut akan dibuka.

A. TAB HOME

Tab Home berfungsi untuk  pengoperasian  file dan memodifikasi teks, untuk memodifikasi pembuatan presentasi, misalnya penghapusan satu  kata atau  satu  kalimat  dan mengganti kata yang salah dalam satu slide, seperti membuat slide baru, membuka file, menentukan ukuran dan jenis teks, dan menentukan paragraf.

Tab Home (Klik untuk memperbesar gambar)

Grup dan Tombol Perintah  yang Terdapat  dalam Tab Home.

Grup Clipboard. Terdiri atas  Cut , Copy , Past e , Paste Special, Paste as Hyperlink, Duplicate, Clear, dan Clear All.

Grup Slide. Terdiri atas New Slide, Duplicate select Slides, Slides from Outline, Reuse Slides, Layout,  Reset, dan Delete.

Grup Font. Terdiri atas Font, Font Size, Bold, Italic, Underline, Strikethrough, Subscript,  Superscrip t , Clear Formatting, Text Highlight Color, Font Color, Change Case, Grow Font, dan Shrink Font.

Grup Paragraf. Terdiri atas  Bullets, Numbering, Multilevels List, Decrease indent, Align Text left, Center, Align Text Right, Justify, Line Spacing, Shading, Bottom Border, Sort dan Increase Indent.

Grup Drawing. Terdiri atas Shape, Arrange, Quick Styles, Shape Fill, Shape Outline, Shape effects, Line Color, Line Style, Shadow, 3D Fomat, 3D rotation, Picture, dan Text Box

Grup Editing. Terdiri atas Find, Replace, dan Select

B. TAB INSERT

Tab Insert berfungsi untuk  menyisipkan tabel, nomor halaman, catatan kaki, gambar, teks, dan sebagainya.

Tab Insert (Klik untuk memperbesar gambar)

Grup dan Tombol Perintah  yang Terdapat  dalam Tab Insert.

Grup Table. Terdiri atas Insert Table, Draw Table, dan Excel Spreadsheet.

Grup Illustrations. Terdiri atas Picture, Clip Art, Photo Album, Shapes, SmartArt, dan Chart.

Grup Links. Terdiri atas Hyperlink dan Action.

Grup Text. Terdiri atas Text Box, Header & Footer, WordArt, Date & Time, Slide Number, Symbol, dan Object.

Grup Media Clips. Terdiri atas Movie dan Sound.

C. TAB DESIGN

Tab Design berfungsi untuk menyisipkan berbagai efek pada slide.

Tab Design (Klik untuk memperbesar gambar)

Grup dan tombol perintah yang terdapat dalam Tab Design.

Grup Page Setup. Terdiri atas Page Setup dan Slide Orientation.

Grup Themes. Terdiri atas Themes, Font, dan Effects.

Grup Background. Terdiri atas Background Styles dan Hide Background Graphics

D. TAB ANIMATION

Tab Animation berfungsi untuk membuat  efek animasi pada presentasi yang dibuat, dan fasilitas lain yang digunakan untuk melengkapi hasil presentasi.

Tab Animation (Klik untuk memperbesar gambar)

Grup dan Tombol Perintah yang terdapat dalam Tab Animation.

Grup Preview. Terdiri atas Preview Animations.

Grup Animation. Terdiri atas No Animation dan Custom Animation.

Grup Transition to This Slide. Terdiri atas Advance Slides, Transition Sound, Transition Speed, dan Apply to All.

E. TAB SLIDE SHOW

Tab Slide Show berfungsi untuk menampilkan  struktur slide, misalnya apakah  struktur  slide akan menampilkan identifikasi dan simbol-simbol yang menyertainya.

Tab Slide Show (Klik untuk memperbesar gambar)

Grup dan Tombol Perintah pada tab Slide Show

Grup Start Slide Show. Terdiri atas From Beginning, From Current Slide, dan Custom Slide Show

Grup Set Up. Terdiri atas Set Up Slide Show, Hide  Slide, Record Narration, Rehearse Timings, Use Rehearse Timings.

Grup Monitors. Terdiri atas Resolution, Show Presentation On, dan Use Presenter View

F. TAB REVIEW

Tab Review berfungsi untuk  men-setting fungsi-fungsi atau mengubah template, dan sebagainya.

Tab Review (Klik untuk memperbesar gambar)

Grup dan Tombol perintah pada tab Review.

Grup Proofing. Terdiri atas Spelling, Research, Thesaurus, Translate, dan Language

Grup Comments. Terdiri atas Show Markup, New Comment, Edit Comment, Delete, Previous, dan Next

Grup Protect. Terdiri atas Protect Presentation : Unrestricted Access, Restricted Access, Manage Credentials

G. TAB VIEW

Tab View berfungsi untuk memodifikasi layar tampilan dan presentasi.

Tab View (Klik untuk memperbesar gambar)

Grup dan Tombol Perintah pada Tab View.

Grup Presentation View. Terdiri atas Normal, Slide Sorter, Notes Page, Slide Show, Slide Master, Handout Master, Notes Master

Grup Show/Hide. Terdiri atas Ruler, Gridlines, dan Massage Bar

Grup Zoom. Terdiri atas Zoom, dan Fit to Window

Grup Color/Grayscale. Terdiri atas Color, Grayscale, dan Pure Black and White

Grup Window. Terdiri atas New Window, Arrange All, Cascade, dan Move Split

Grup Macros. Terdiri atas View macros.